以下是我们公司的行政事务管理制度，可供参考： 行政事务管理制度 一、目的 为了加强公司行政事务管理，使公司各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本管理制度。 二、适用范围 本制度行政事务管理所指的是公司会议管理；办公环境卫生管理；文件打印、复印管理；保密规定；档案管理；电话管理规定等。 三、职 责 3.1综合部负责组织执行并监督各项管理工作； 3.2其他所有部门需遵守各项管理规定。 四、会议管理制度 4.1总则：为规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，特制定本管理制度。 4.2为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下： 4.2.1公司全体会议：每月底或月初进行一次，公司所有人员参加，主要内容是各部门报告本部门工作情况；对照上次会议安排，逐条逐项检查落实完成情况；由总经理安排和部署下月公司整体工作；需要公司协调解决的问题。 4.2.2销售会议：每周及每月底召开，销售部所有人员及财务人员参加，主要内容总结公司本周/当月销售工作情况；对下一工作月度销售工作进行预测；研判行业发展趋势及销售工作的对策。 4.2.3季度总结会议：每季末或下季初召开，公司所有人员参加，总经理对各部门工作进行总结讲评并安排今后工作方向。 4.2.4临时性会议：因工作需要或其他方面原因需开会进行说明的，不定期进行。 4.3会议主持 会议由总经理召集并主持召开，总经理因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。其他会议成员可以用书面或口头的形式，说明理由，申请并获取会议召集和主持权。在这种情况下，召集和主持权获得者，必须尽早召集会议。 4.4所有与会人员要按时到场，无故不得迟到、缺席、早退，并在会议签到表上签到及签退。因故不能参加会议的，必须亲自向会议主持人说明理由。 4.5所有会议都要指定专人负责做好会议记录，会后应及时将会议记录整理上报，并交综合部备案。 4.6业务联系会每两周召开一次，由销售助理负责做好会议记录、存档并呈报总经理审阅。 4.7会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。 4.8此制度由综合部负责制定解释。 五、办公室卫生管理细则 5.1总则：为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象，特制定此卫生管理细则。 5.2办公室所有人员要讲究卫生，做到办公室内外环境清洁、整齐、统一，严禁随地吐痰，杜绝脏、乱、差现象。 5.3办公室环境卫生的管理由办公室人员负责，所有人员按照卫生安排表，每天一小扫，两天一大扫，消除卫生死角。 5.4当天负责卫生管理人员要严格执行卫生标准，分工合作、尽职尽责，到岗时间要求提前10分钟上班，离下班时间提前10分钟开始打扫。 5.5卫生要求: 5.5.1保持地面干净清洁、无污物、污水、浮土。 5.5.2门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。 5.5.3办公桌椅及桌上的办公用品摆放整齐、有序、合理，桌椅随时保持清洁、无尘土、无破损。 5.5.4电脑、打印机等办公设备表面无尘土，污垢，墙壁无灰尘，墙上不乱挂物品。 5.5.5书橱、书柜内各类书籍、资料分类摆放整齐，便于检查。橱顶无乱堆乱放现 象，报纸摆放整齐有序，无尘土。 5.5.6卫生间要求镜面保持无污浊，洗手台面无水痕，毛巾清洁干净，坐便保持清洁卫生，垃圾日产日清，各物品摆放整齐。 5.6办公室人员应尊重值日人员的劳动成果，良好的卫生环境重在维持，各人员需做好日常维持工作。 5.7此制度由综合部负责制定解释。 六、文件打印、复印及传真管理办法 6.1总则:为使公司打印、复印及传真工作规范化、制度化，并节约办公纸张，特制定本规定。 6.2 打印机、复印传真机由公司综合部负责管理，各机器设备须定期检查、及时维修，确保工作业务正常进行。 6.3公司提倡无纸化办公，非需要均使用电子档文件。 6.4除重要文件（管理制度、合同等）打印、复印使用白纸外，其他资料的打印、复印请使用单面纸以降低纸张消耗。 6.5各部门人员在进行打印或复印时，必须填写《纸张使用登记表》，登记使用纸张的用途和数量。 6.6综合部每月月底根据使用纸张的实际数量，同办公用品的使用一起提交报表。 6.7本管理办法同办公用品管理办法一起配合执行。 七、保密管理规定 7.1总则:为维护公司利益，保守公司秘密，进一步加强公司信息及资料管理，特制定本规定。 7.2公司保密内容包括以下几个方面: 7.2.1公司重大决策及事项； 7.2.2公司尚未实施的经营战略，经营方向、经营规划、经营项目及经营决策； 7.2.3公司内部的合同、协议、及可行性报告、重要会议记录； 7.2.4客户档案； 7.2.5公司各类财务报表、统计报表； 7.2.6公司产品资料、产品报价等各类信息； 7.2.7公司员工人事档案、工资、劳务性收入及资料； 7.2.8公司内部管理制度。 7.3公司资料按密级分为：绝密级、机密级、秘密级三种。 7.3.1绝密级：公司经营发展过程中，直接影响公司权益的重要决策文件及技术 信息资料； 7.3.2机密级：公司的工作规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、客户资 料、经营状况、管理制度等； 7.3.3秘密级：公司人事档案、合同、协议、员工工资等各类信息。 7.4属于公司机密文件、资料由专人专职进行管理，其他人员不得摘抄、复制及打听。 7.5负责机密文件、资料的管理者不得在私人交往和通信中泄露公司秘密，不得在公 共场所谈论公司秘密，不得通过其他方式传递公司秘密； 7.6对于泄露公司机密文件、资料者，并给公司造成经济损失的，按照公司奖惩制度进行处理，公司并有权追究当事人的经济和法律责任。 八、档案管理制度 8.1总则:档案管理是企业管理的重要内容之一，为规范公司的档案管理，特制订本制度。 8.2适用范围:主要用于公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。 8.3档案的归档管理 8.3.1各部门的档案资料需指定专人进行负责，明确责任，保证原始资料及单据 齐全完整，密级档案必须保证安全。 8.3.2档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。 8.3.3档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。 8.3.4档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补，保持整洁、卫生。 8.3.5建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。 8.4档案的借阅 8.4.1借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 8.4.2各部门人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须说明原因并经公司领导批准，方可借阅。 8.5档案的销毁 8.5.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 8.5.2对超过保存期限档案，档案管理人员需填写《档案销毁申请单》，经总经理批准方可执行。 8.5.3经批准销毁的公司档案，档案管理人员须认真核对，将批准的《档案销毁申请单》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。 8.6本管理制度同人事档案管理制度一起配合执行。 九、电话使用规定 9.1总则:为了提高公司办事效率，节约办公经费，保证通讯联络，结合公司实际，特制定本规定。 9.2公司电话主要用于业务开展与外部交流，禁止在电话中闲聊，严禁拨打私人电话、声讯和信息电话。 9.3拨打长途电话应尽量长话短说，简明扼要，不得煲电话。 9.4公司业务电话应尽量避免接私人电话，接听私人电话尽量长话短说，一般应控制在3分钟内。 9.5业务员拨打所属各自固定业务电话，不得共用、混用、它用。 9.6接听私人电话时间控制在三分钟以内，非紧急事项一般少接私人电话，严禁占用业务资源并保持通话畅通。 9.7仓库电话的使用遵守《仓库电话管理细则》。 9.8电话响铃不得超过三声，总机电话接听外线电话的标准用语为：“您好！民安长程！”转接用语为：“请稍等！”接打电话用语要求规范、简洁、礼貌。 9.9每月底由办公室打印电话清单核对电话登记及监督使用情况，进行统一扣费。 9.10电话出现故障应马上通知综合部，由综合部安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人承担责任。 9.11享有电话补助的人员要求手机一天24小时处于开机状态，以备业务联系。 十、支持文件 10.1《人事档案管理制度》WI-HR-010 10.2《办公用品管理办法》WI-HR-011 10.3《奖惩管理制度》WI-HR-008 十一、相关记录 11.1《会议签到表》FM-HR-041 11.2《会议记录表》FM-HR-042 11.3《月份卫生安排表》FM-HR-043 11.4《纸张使用登记表》FM-HR-044 11.5《档案借阅表》FM-HR-045 11.6《档案销毁申请单》FM-HR-046 十二、附则 本制度由行政人事部制订并负责解释，经总经理批准后执行，修改时亦同。
