试论会计电算化在现代企业财务管理中作用

　　伴随计算机时代的迅猛进展，会计行业逐渐呈现出多元化的进展走势，会计电算化也在向着更深、更广的方向逐步迈进。对于现代企业而言，如何加强会计电算化在财务管理中的运用效果，提升财务管理的工作效率，是企业目前面对的一项重大课题，亟待解决。本论文即围绕此不足展开讨论，首先对会计电算化进行了概述，其次介绍了会计电算化在财务管理中的重要作用，浅析了会计电算化在企业财务管理中的运用近况，并在此基础上，结合我国企业财务管理的实际工作情况，有针对性地提出了改善会计电算化在财务管理中运用的对策与措施，具有一定的现实作用。

　　一、会计电算化相关概述

　　会计电算化是以计算机网络为基础，将信息技术与电子技术综合运用到会计领域的一门学科。它促使财务管理工作由传统方式下的人工操作转换成为电子计算机操作，同时利用先进的计算机技术，对传统的会计信息进行判断、浅析、处理，并完成记账、报账、算账等历程，实现记账工作被会计软件完全替代。财务工作者只需将正确的数据信息录入软件系统，填好记账凭证，利用记账与审核功能，记账工作就可以在计算机系统的帮助下高效、准确、及时地被执行，电子账薄可自动生成。计算机依据数据库里的记账凭证，按会计信息处理的需要，保障了传递、排序、计算、更新、汇总等信息处理工作的顺利完成，实现了账表、账证相符。由此，会计电算化能够有效提升财务人员的工作效率，对于现代企业而言，如何加强会计电算化在财务管理中的运用效果，提升财务工作效率，是企业目前面对的一项重大课题，亟待解决。

　　二、会计电算化在财务管理中发挥的重要作用

　　（一）转变了传统方式下的会计信息处理策略

　　传统方式下，财务人员几乎全部是人工作业，其工作量较大，每天周而复始地要完成记账、算账、以及报表编制等众多工作，重复劳动较为频繁，同时需要很多人一起完成，不但会耗费财务人员的精力，其工作出错的概率也较高。在会计电算化条件下，上面陈述的众多繁杂的工作可以被替代，财务人员只需将会计凭证输入计算机系统当中，便可一劳永逸，计算机系统能够按照事先设定好的方式，自动完成工作，生成常用凭证，供财务人员随时调用。对需结转损益类科目，转账凭证可由系统自动生成。对查询凭证，计算机系统能够提供出多种条件，同时保障其历程的快速与准确，结账、记账等工作都可瞬间完成，降低了企业的人力资源成本，提升了财务工作的运营效率。

　　（二）转变了传统方式下的内部制约制度

　　传统方式下，财务管理多为手工操作，导致内部制约的形式较为单一，会计电算化将内部制约的形式以计算机的方式体现出来，加强了程序化与制度化的双重建设。原先的内部制约属于单纯的人为制约，这就难免会受到诸多因素的限制与影响，有着一定的弊端。而在会计电算化条件下，很多不足都可在事前进行制约，例如操作人员口令及权限设定、数据精度的设定、往来单位的档案资料及其分类、银行存款赤字余额制约等。通常情况下，传统方式下的手工会计将明细账设置到三级账户已经相当复杂，在会计电算化中，通常可以将明细账设置到五级账户以上，同时还能够提升数据计算的速度，由于各明细科目都有着一个唯一代码与之呼应，所以，只要能够正确录入凭证，就能保障账表数据的正确性。由此，会计电算化简化了会计基础工作的检查历程，由原先的多项审核转变成为单一制约凭证填制。此外，电算化操作还能对财务人员的权力与责任进行明确，使其照章行事，出现不足时计算机会自动发出警告或提示，相关人员都有各自的工作权限，这在很大程度上加强了财务工作的规范性与安全性，以而进一步保障了企业财务目标的顺利实现。

　　（三）通过报表软件，加强数据综合利用

　　传统方式下，编制报表是财务人员最为复杂的工作之一，首先需要对众多报表的各行、各列数据有足够的了解，掌握其账上科目的各种运算联系，同时还要对报表间的钩稽联系进行充分了解，在做好一系列繁琐的准备工作之后，财务人员才可以进行报表的编制工作。因为每年度的报表都会有着变化，促使财务人员必须对自己的专业知识进行持续更新，努力学习财务方面的相关知识，学习报表编制的新策略，以而不断提升自己的工作技能。而在会计电算化条件下，编制报表这一项最为复杂的工作被计算机所取代，报表软件功能十分强大，就我国企业的财务实践来看，大部分企业进行报表编制的处理软件有两类：第一是电子会计软件自身配套的表处理软件；第二是为行业或系统特定需求而设计出的专门的表处理软件，企业多采取前一种方式进行报表编制。如果财务工作者能够利用好报表软件，不但能够完成日常报表的编制工作，加强数据的综合利用，还能够自由定义管理与浅析数据，加强了财务工作的灵活性。

　　（四）促使管理会计充分发挥其作用

　　传统方式下，财务人员负担较重，整天忙碌于工作，有时还要加班加点，但受到技术水平等因素限制，其工作内容也只是处于报账、算账、记账这一层面，只能体现出会计核算的职能，而会计管理职能不能得到应有发挥。而在会计电算化条件下，财务人员在很大程度上减轻了工作负担，使其能够把更多的精力放在财务管理当中。在这一形式下，企业的财务信息都是储有着计算机当中的，这就加大了财务浅析的高效性与便利性。另一方面，计算机系统还具有作图与制表的功能，财务人员能够利用其进行更为清晰与直观的财务浅析，同时，也在一定程度上增加了管理会计发挥作用的可能性。此外，在现代会计领域中，特别是管理会计，逐渐以数学模型的运用作为其标志，展开量化浅析，加强决策与预测的准确性。伴随网络系统在会计中的运用，部分计算复杂、难度较大的数学策略能够被广泛引入，通过计算机完成财务浅析，以而促使管理会计中的浅析策略能够尽可能的得到发挥。

　　三、会计电算化在企业财务管理中的运用近况

　　近年来，会计电算化逐渐在企业的财务管理中得到广泛运用，它在一定程度上提升了企业财务工作的数据处理能力，保障了会计核算的安全性、可靠性、以及准确性。同时，传统方式下的人工操作也逐渐被电算化所取代，这就加强了财务工作的规范性与程序性，推动了企业财务管理工作的有序进行。但会计电算化在给财务工作带来一定好处的基础上，也有着着一些不足，值得企业的关注。电算化转变了传统财务处理与记账方式的基本程序，导致企业原有财务制度不能完全满足于电算化的财务需求，财会制度体现出一定的滞后性，给电算化在财务管理中的运用带来不良影响。另一方面，虽然电算化会计能够减轻财务人员工作负担，但也对其的能力与水平提出了新的要求，财务人员知识的不足也可能给财务工作带来新的隐患。同时，电子计算机的软硬件设备也是企业目前最为关注的焦点之一，其逐渐成为企业目前在财务管理工作中面对的新的不足，软硬件设备的安全线与稳定性严重影响着企业财务信息的安全。四、会计电算化在财务管理中运用的对策与措施

　　（一）加速财会制度的健全与改善

　　就目前情况而言，多数企业在展开财务管理工作时，所利用的财务制度还是以手工核算为基础，这就背离了会计电算化形式下的财务管理理念，企业制度进展已经远远落后于财务工作的近况。所以，企业必须以思想上转变观念，提升对会计电算化的重要量认识，企业的高级管理层应该发挥出应有的作用，以身作则，强化会计电算化运用，给企业的员工做出一个好的榜样。同时，健全与改善企业新的财务制度，结合企业会计电算化的实际运用情况，制定出适合自身进展的制度系统，保障财务制度与财务处理方式的相互吻合，以源头上规范财务人员的处事行为。另一方面，还要保障制度制定的规范性与严肃性，制度一旦被制定出来，就应该切实执行到企业的实践工作中，不能使企业的财务制度成为一纸空文，形同虚设。此外，还可以考虑配套相应的奖惩机制，真正做到好要奖错要罚，以而不断提升财务人员的工作热情与积极性，以期激励作用的较好发挥，使其能够更好地为企业进行服务。

　　（二）加强会计电算化的内部管理

　　企业应该保障会计电算化系统具有高度的准确性、可靠性、以及安全性，加强操作流程的规范性与程序性。操作规程应该对相关人员的权责进行明确，规定操作程序，补充注意事项，使其形成一套完整的系统文件。例如要对系统的运转日志进行登记，对交接班手续、数据备份、机器利用规范进行规定，为了防止病毒感染而实现软盘专用，故障浅析要及时，并做好相应记录，保障软件系统的改善性与适应性等。另一方面，企业还要加强相关人员的授权制约，实行岗位责任制，健全与改善相应的规章制度。例如规定系统维护人员与开发人员不得兼任管理员与操作员，各工作岗位操作员应该通过系统管理员的授权，采取独立用户名与密码的方式注册登陆，财务信息将由服务器进行自动备份，进行数据更改要经过相应授权，管理员不可滥用职权等，这样一来，能够加强企业相关人员职责与权力的相互分离，以而有效避开企业舞弊行为的发生。

　　（三）提升计算机系统的稳定性与安全性

　　会计电算化实际上是由多个子系统共同组成的一个完整的系统，企业想要不断加强其在财务管理中的运用效果，就必须提升计算机系统的稳定性与安全性，它是企业财务工作顺利开展的重要基础与前提。第一，企业应该找准财务工作重点，妥善处理好工资核算、成本核算、资产管理等与系统的匹配不足，并对相应子系统进行改善。第二，企业应该加强信息交换的质量与水平，以而提升财务信息传递的安全性。第三，企业还要加强防火墙建设，对网络系统起到较好的防范与保护作用，避开不良企图者窃取或破坏企业财务信息。只有这样，企业才能实现对电算化系统的进一步优化，才能保障会计电算化的高效、稳定运转，以而不断提升企业的财务管理水平。

会计电算化对事业单位财务管理的作用财会税务

【摘要】 随着事业单位改革的深入，其财务管理的内容更加复杂、方式更加多样，而会计电算化的实现在促进会计工作规范化，提高工作质量和工作效率的同时，必然会引起会计工作组织和人员分工的改变，会对事业单位的财务管理产生重大影响，在提高事业单位财务管理水平方面起到了不容忽视的作用。

【关键词】 事业单位 财务管理 会计电算化 作用

新财政体制下事业单位的财务管理环境发生了重大变化，使得财务管理工作日益复杂化、多样化，对单位财务管理决策提出了更高的要求，事业单位必须采取与之相适应的财务管理手段和管理方法，以实现财务管理的目标。会计电算化不仅具有核算功能还具有管理和控制功能，有助于提高企业资源和资金的利用效率，降低成本和费用。会计电算化在事业单位财务管理中的作用主要体现在以下方面。

一、改变会计数据处理方法，提高财务管理工作效率

会计电算化不仅改变了事业单位的会计核算方式，数据储存形式，数据处理程序和方法，将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，使其将主要精力放在加强财务管理方面，而且有助于改善会计人员素质和知识结构，提高财务管理工作效率。

1、减轻手工操作下的繁重劳动，提高工作效率

部分事业单位的会计业务处理的单据数量大，会计科目多，核算手续繁杂，且大部分属于重复性劳动，工作效率低下，实行会计电算化能够减轻手工操作下的大量繁重劳动，可以随时调阅计算机内存储的会计资料，随时输出报表，既快捷又方便，从而使会计核算工作做得更细、更深，提高事业单位财务管理水平。

2、提高财务分析结果的时效性

手工方式下财务分析面临着数据处理量大、计算繁琐的问题，分析人员往往会简化行事，使分析结果不准确，时效性也很不理想。电算化管理有效克服了手工方式的不足，运用财务分析系统能够进行各种财务指标分析、报表分析、现金收支分析及因素分析，使分析结果更加直观明了，能够轻松地编制预决算，进行完成情况分析，也可按任意阶段任意时点进行比较分析，以获得更准确、详细的财务管理信息。

3、细化核算内容，满足财务管理的需要

在分支部门较多的事业单位中，明细分类核算是非常琐碎的工作但又必不可少。在手工条件下，要求设置和登记部门明细账相当繁琐，如果管理者想了解某个部门的费用支出情况，会给会计人员带来繁重的工作量。由于会计电算化软件有多级科目设定、快速分类统计功能，不仅有了清晰的部门明细账，还可以进行预算管理，可以随时从计算机中查询到部门明细账，了解各部门的费用支出情况，变过去费用成本分摊粗放为标准定量化，增强对核算单位目标责任人核算的准确性，方便和规范了严格的预算管理，使部门间绩效核算得以顺利实现，使各会计期间的费用及利润数据更加准确，有利于管理者做出正确决策。

4、加速了财务管理模式从“核算型”到“管理型”的转变进程

会计电算化实现了传统会计在核算手段上的变革，不能简单模仿手工管理流程，而是应该结合财务管理软件的功能，充分发挥计算机数据处理的功能，对进一步提高会计核算质量和财务管理水平有较大的促进作用，加速了财务管理模式从“核算型”到“管理型”的转变进程。同时，更好地解决了核算与管理之间的矛盾冲突，提高了核算效率和质量，为决策者进行科学决策提供可靠依据，使之在经济活动中掌握主动权。

二、突破了原来财务管理的局限，有助于实现资源优化配置

在事业单位原有的财务管理模式下，财务人员的工作与单位其他部门之间是割裂开的，相关人员参与单位管理的机会少、意识不强，因此，对单位的整体业务状况、问题和发展趋势缺乏了解，财务人员做出的财务分析难以实现单位整体资源的优化配置。

1、改善了单位财务管理的业务流程，实现了财务管理与业务管理一体化

会计电算化的应用突破了原来财务管理的局限，改善了事业单位的财务管理业务流程，实现了财务管理与业务管理一体化，如支持凭证的集中式审核，加快了期末关封账的速度，使得财务管理的效率得到提高；同时使事业单位的财务管理职能从事后财务会计信息的反映，转变为多层次、全面的财务管理信息处理，增强了计划和控制功能，使财务人员在做财务分析时不仅仅是根据已经发生的经济业务，从单纯的会计核算角度进行分析，而是从全局的角度看待财务收支的合理性，更全面地提供财务管理信息，为包括战略决策和业务操作等各层次的管理需要服务，从而避免所做出的财务分析带有较大的主观性和片面性。

2、有助于实现数据共享

会计电算化需要事业单位重构单位全局共享数据库，即通过对单位财务、人事等各个方面的需求作全面分析，以数据为中心，重组原有的信息资源，建立全局共享数据模型，不仅有助于实现数据分类集中存放和管理，可以做到在财务各岗位间的资源共享，实现系统内部各职能部门或不同管理层次的联系，保证财务数据一体化；而且在设置权限的情况下，可以允许相关部门在同一时间内对生成的财务信息进行任意查询，有助于实现与系统外部的信息交流。

3、有助于单位动态跟踪和管理财务信息

在会计电算化技术应用于事业单位财务管理之前，其会计系统存在信息传递、处理滞后问题，如各种经济活动凭证先在本部门内流转，积累到一定时间、数量后才传递到会计部门，且信息直到月底结账、下月初才能报出报表。这种情况下形成的会计信息将使单位无法实时了解和控制其价值运动，难以及时准确、全面掌握经济活动全过程的相关信息，无法实施有效的管理、监督和控制，导致财务管理措施的滞后与不力。会计电算化技术实现了信息传递的快速性、信息处理的集中性、信息的共享性，使事业单位走出了封闭的局域系统，单位内部各成员能及时将许多重要信息上传，有助于事业单位对各项财务信息进行动态跟踪和实时分析，有助于单位优化业务流程，有效提高整个单位的工作效率。

4、有助于实现会计集中核算下资源的优化配置

事业单位的会计核算应用财政统一财务软件实现了会计电算化，进行会计集中核算，即成立核算中心，可以把各项费用及投资项目分解到每个责任部门，帮助各部门及时采取措施进行预算管理控制，从而提高整个单位的资源利用率。例如，事业单位通过会计电算化可以在凭证录入过程中，对于所归集的费用项目已经超出预算的情况进行实时控制，可以随时核算单位内部各部门的预算使用情况。事业单位可以通过电算化软件对单位内的各项经济活动和资源进行控制与平衡，在关注内部效率的同时，关注外部协调效率，通过形成高度集中的资金管理系统，将整个单位的财务数据、资金结算、投融资管理集中起来，从资金运作的角度来管理和控制整个单位的经济活动，优化内部资源配置，使财务部门利用最佳的业务方式，最好地利用资源、减少费用。

5、增强了单位财务管理的透明度

由于整个单位采用了统一的财务系统，能够快捷地汇总单位内部各项财务信息，为决策者提供相关的财务管理信息，确保事业单位实现真正的财务预算管理，增强单位财务管理的透明度，使相关人员能够根据自己的权限便捷地获取相关财务管理信息，适时进行财务分析，以及时发现财务管理中的漏洞和不足，准确把握单位的实际运行情况。

三、有助于强化会计信息的客观性，为决策者提供有用信息

事业单位之所以要在实现财务会计电算化的基础上不失时机地推进管理会计电算化，真正实现会计的核算职能、管理职能和控制职能，其中一个重要原因是通过实现会计电算化，可以对单位内部和外部的数据进行处理获取信息，控制单位的行为，从而提高会计信息的客观性，为决策着提供有用的参考信息。

1、有助于加强财务内部控制，便于规范化管理

实现会计电算化后，事业单位可以便捷地实现对财务数据的处理和业务流程的规范，避免了在传统会计期间因人为因素在数据处理方面的不统一和不对应，减少了实际工作中标准的模糊性及职业判断的主观性，有助于增强会计信息的客观性与可比性，方便单位对业务流程进行控制。同时，会计电算化下具备管理功能的成本核算、财务指标分析体系及资金供求预测等模块的运用，有助于实现严格的预算管理，最大可能地细化和明确业务处理各环节的参照依据和考核标准，对相关人员和工作进行严格控制，有助于实现管理的规范化。

2、能够为决策者提供有用的决策信息

会计电算化通过Inter-net/Intranet的自助式服务管理、共享服务或者采购数据仓库等，集成先进的财务管理功能，使财务部门能够采用共享服务的业务方式，将原来分散的财务功能聚集到几个有自身主要功能的共享服务中心，便于集中单位的财务管理活动，精简人员，同时，便于相关人员从众多数据库中找到所需的不同详细程度的信息，分析各个层次的财务数据，并能进行复杂的趋势分析，以衡量现在的财务状况，预测未来的发展趋势，发现财务管理中存在的问题，及时、准确、高效率地掌握并提供有用的决策信息。会计电算化软件往往都有较全面的报表分发功能，因此，在进行财务管理分析、提供财务管理信息时具有较强的灵活性，可以为不同的信息使用者提供不同的报告信息；同时可以充分利用软件的预算和预测功能，在分析单位目前规模和财务结构的基础上，结合未来可能发生的重大事项及不确定性因素，灵活运用各种先进的预测模型，提供满足单位未来发展需要的决策信息，使之及时了解单位内部潜在的危机。如财务人员通过密切配合单位自身管理，发挥会计电算化优势，利用会计信息系统的管理功能，对会计数据进行分析、预测，将数据变为信息，有助于决策者依法多渠道筹措资金，保证各项工作的正常运转，完成多元化筹措资金和有效使用资金的目标。

我国实行会计电算化的事业单位普遍存在“重账务处理、轻财务管理”的现象，要真正发挥会计电算化的优势，必须充分认识会计电算化在财务管理中的积极作用，尤其应充分发挥其在财务管理中的预测功能，使单位的财务管理工作具有足够的灵活性，以满足单位未来发展的需要。

【参考文献】

[1] 黄珊：试论新财政体制下行政事业单位财务管理的改革[J].商业经济，2009（3）.

[2] 孙明、刘巍：浅谈科研事业单位会计电算化管理的体会[J].现代经济2008（9）.

[3] 田生宏：浅谈会计电算化对财务工作的影响[J].甘肃水利水电技术，2009（2）.

[4] 王国亮：浅析会计电算化在财务管理中的具体运用[J].河南水利与南水北调，2008（2）.

会计电算化是传统会计信息处理技术的重大变革，对会计工作的各方面产生了深远的影响。其主要意义如下：

1．减轻会计人员的劳动强度，提高工作效率。

实现会计电算化后，只要将原始会计数据输入计算机，大量的数据计算、分类、归集、汇总、分析等工作，全部由计算机完成。这就将会计人员从繁杂的记账、算账、报账中解脱了出来，减轻了劳动强度。同时，由于电子计算机处理速度快，是手工处理速度的几百倍、几千倍，从而使大量的会计信息得到及时、迅速的处理，提高了工作效率。

2．促进会计工作的规范化，提高会计工作的质量。

手工会计工作中，由于工作量大、业务繁杂等原因，易出现错记、漏记，账证表难以规范、统一。实现会计电算化后，软件采用先进的技术对输入数据进行校验，防止非法数据的进入，如一张借贷不平的凭证，计算机拒绝接收，从而保证了会计信息的合法性、完整性，促进了会计工作的规范化，提高了会计信息的质量。

3．促进会计工作职能的转变，提高企业的管理水平。

会计作为管理活动的一个重要组成部分，不仅具有核算、监督的基本职能，而且还通过分析，进行预测并参与经济决策。手工处理方式下，会计人员整天忙于记账、算账、报账，很难有时间和精力对会计信息进行分析，参与经济决策。同时，由于手工处理方式的客观限制，会计信息难以得到全面、详细、及时、准确的处理，使分析、预测缺少科学的依据。会计电算化后，不仅可以将会计人员从繁杂的事务中解放出来，使他们把主要精力用于经济活动的分析、预测，同时也提供了更全面、科学的决策依据，更加充分地发挥会计的预测、决策职能。

4．促进会计队伍素质的提高。

会计电算化的实现，对会计人员提出了更高的要求。一方面，会计信息处理方式的改变，要求会计人员学习和掌握许多新知识；另一方面，会计职能的转变，需要会计人员更多地参与经济活动的分析、预测，探索经济活动的规律。

5．促进会计理论研究和会计实务的发展，促进会计制度的改革。

由于会计电算化改变了传统的会计信息处理技术，必然对会计核算方式、方法、程序、内容等方面产生一定的影响。同时，会计电算化提出了许多新的技术问题，如电算化后的内部控制、审计方法等，促使会计理论和会计实务工作者去研究、探索，推动会计理论研究和实务的发展。

6．为整个管理工作现代化奠定基础。

会计信息作为经济活动信息的重要组成部分，在经济管理中起着至关重要的作用。实现会计电算化后，会计信息可以得到及时、准确的处理，加快了信息流动，有助于管理者及时做出决策。同时，实现会计电算化后，大量的信息可以得到共享，促进和带动其他业务、管理部门的信息沟通，为整个管理现代化奠定基础。

会计电算化的普及，使会计工作发生了重大变化。企业在建立了电算化会计系统后，会计核算和财务管理的环境发生了很大的变化：一方面，由于使用了电算化管理，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高；另一方面，促进了会计工作的规范化，使财会人员素质有了较大提高，为现代化财务管理奠定了基础。关键词会计电算化制度核算软件记账管理我国财会人员一直将账本作为记录各种生产经营活动的一种载体，一笔经济业务要在各种帐证上反复抄写，速度慢、效率低，且容易出现抄错或抄漏，从而难以保证会计核算质量；不仅如此，手工会计系统提供会计信息往往滞后于经济业务的发展，故无法做到及时为管理当局决策提供有用的财务信息。会计电算化的实施，对会计数据的收集、存储、处理、传递、报告由系统自动生成，实现了数据分类集中存放，保证了数据的可靠性，实现了会计资源共享，从而大大提高了财务工作效率，并及时为企业经营决策提供完整的财务信息。企业会计电算化的管理包括：制度管理、会计核算、软件管理和替代手工记账管理。

制度管理方面会计核算软体投入正式使用后，企业必须对手工会计信息中的各项规章制度进行整理，以充分适应需要。整章建制的内容主要有计算机管理制度、会计工作管理制度，包括岗位责任管理制度、日常操作管理制度、维护管理制度、机房管理制度和档案制度。强化制度管理必须对原有会计机构做相应调整，强化操作权限意识、明细岗位责任、实行权限等级控制。企业必须从会计工作的特点入手，合理地进行岗位分工，岗位协调，明确岗位职责，制定科学规范的工作规程，建立合理高效的工作流程，以最大限度地提高会计工作效率。机构调整必须同组织控制相结合，以实现职权分离，有效地限制和及时发现错误或违法行为。如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等等。这样通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制，来保障会计信息的真实、可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。

会计核算方面会计电算化使账薄可以脱离纸质载体而存在，在磁、电、光等介质保存会计数据的可靠性得以保证的前提下，人们需要的各种核算资料尽可通过调用这些介质上的数据库文件并加以显示，完全可以不使用纸张作为账户记录的载体。在电算化系统中，“记账”过程就是将账前凭证库文件中审核通过的记账凭证做上过账标识或者另外形成一个账后凭证库文件，表明该记账凭证已入账，不允许再对其进行无痕迹修改或作废、删除操作。如果有错误，只能采用类似于手工会计下的红字冲销法，通过输入“更正凭证”予以纠正。电算化系统中的“账”是会计凭证数据库文件及相关数据自动准确无误地派生出来的。所以从理论上说，保留了会计凭证数据库文件及相关数据，也就保证了账簿的存在。由于计算机具有强大、快速的数据处理功能，计算机本身是不会发生遗漏、重复及计算错误的。只要会计软件的程序正确且运行正常，账证、账账、账表一定是相符的。它对记账凭证库文件的分类、汇总不过是举手之劳。而对于账户余额，只要保证系统初始化时输入的初始余额数据正确无误，以后各个会计期的发生额和余额可以通过运算即时得到。