- ardim
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档案管理制度
一、档案人员岗位责任制
1、努力学习政治理论和专业知识,不断提高业务技能和管理水平。忠于职守,遵守纪律,积极参加各级各类档案业务培训,并经考核取得岗位资格证书。
2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》,贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规和规章,认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的,要及时向领导报告,并根据《档案法》及有关规定,追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。
3、熟悉本单位和本系统业务工作,了解本单位各类文件材料的形成过程,掌握分类方法、归档范围和保管期限。
4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作,保证档案的齐全完整,提高案卷质量,力争达到标准化、规范化的要求,逐步实现档案管理的现代化。
5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定,对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析,对已失去保存价值的档案提出销毁意见,造具销毁清册,写出鉴定分析报告,经领导批准后,和有关人员一起进行认真负责地销毁。
6、保持库房的整洁卫生,档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作,坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况,经常核对档案资料,做好记录,及时处理档案保管、保护方面的事故,保证档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命。
7、编制科学的检索工具,全面熟悉室藏情况,积极主动地提供档案资料,做好咨询服务工作和档案利用工作,严格执行保密制度,坚持做好查借阅登记和利用效果登记,注意搜集利用效果和信息反馈,编制利用效果实例和档案信息。
8、积极开发档案信息资源,利用室藏档案编写一些有价值的档案资料,以满足各项业务工作的需要。
9、做好档案的统计工作,建立统计台帐,及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。
10、在做好单位内部档案管理的同时,还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。
二、档案保管制度
1、档案实行专人管理,非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。
2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案,不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。
3、科学管理档案,档案查阅完毕,随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放,资料按类别排列存放。
4、档案箱、橱进行统一编号,自门口开始从左至右,自上而下编号。
5、维护档案安全,每个箱橱必须保持整洁,并放置防霉去虫剂。
6、档案人员调动工作时,应在离职前办理交接手续。
三、档案保密制度:
1、档案工作人员必须严格遵守纪律,保守秘密,不得擅自扩大档案利用范围,不得泄露档案内容。
2、严格档案借阅制度,健全手续,做到万无一失。
3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。
4、不得擅自摘录、复制档案内容,不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。
5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。
四、档案移交制度:
1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。
2、应移交的档案包括文书档案、专门档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案。
3、档案移交时应将目录等检索工具及编制的组织沿革、文件汇编、参考资料等随同一起移交。
4、交接双方必须根据移交目录清点核对,并在交接文据上签字盖章。
5、档案人员调动工作时,也必须办理上述移交手续,并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位。
五、档案立卷归档制度
1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。
2、必须按本部门立卷归档分类方案,将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整,由档案人员和各室分别立卷。
3、每年将有保存价值的文件材料,按照“年度”和文件形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,分类准确,合理组卷。
4、立卷要做到书面材料规范,排列顺序正确,目录、页码清楚,标量确切简明,保管期限划分准确,案卷装订整齐美观。
5、文书档案在第二年四月底前立卷归档,其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年六月前移交档案室,其它门类档案的移交按有关规定执行。
6、各处室归档的案卷必须编制移交目录,向档案室移交,交接双方按移交目录清点核对,并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查,及时登记,编目上架。
7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。
六、档案统计制度:
1、建立、健全科学的档案统计工作,准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。
2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐,做到数字准确。
3、坚持做好档案资料统计的基础工作,做好平时原始数据登记工作,注意积累统计资料。
4、每年对全部档案资料进行全面检查,并做详细记录。
5、逐步实现统计工作完整性,统计分类标准化,统计基础工作规范化。
七、档案的开发利用
1、充分利用档案为教育教学服务。
2、查阅档案时必须保持案卷整洁,严禁涂改。
3、对档案的利用要及时登记。
八、检查与考核
1、档案工作应列入学校和各部门工作计划,并列入有关人员的职责范围及工作标准。
2、本标准由市社区服务中心办公室每年进行一次全面检查,并作为考核有关部门、有关人员的依据。
- 陶小凡
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(一)总则
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作,特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责:
1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切,并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照"案卷类目"条款,放入平时保存文件卷夹内"对号入座",并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)
第二十三条 为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式:
案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第三十五条 本制度自印发之日起实施。
二、声像档案管理办法
(一)总则
第一条 为加强本公司的声像档案,特制定本办法。
第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分,必须由档案室实行集中统一管理。
(二)声像档案资料的收集
第四条 收集范围
1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;
2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;
3.本公司有关人员组织或参加的重要会议,会见以及外事活动的声像资料。
4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6.其它具有保存价值的声像资料。
第五条 收集时间
1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条 收集要求
1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的,其形成费用不予报销,以防散失;
2.接收原版、原件,特殊情况下可接收复制件;
3.声像资料的内容要真实,底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条 声像档案资料的征集
1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;
2.在征集的声像资料中,凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的,应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条 声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用,只要将档案资料按要求向档案归档,经档案室签字认可,财务部门应给予核报费用。
(三)声像档案的整理〖HT〗
第九条 声像档案的整理,包括分类、组合、排列和编目,使其系统起来,便于保管和利用。
第十条 声像档案的整理由摄录人员负责,档案部门协助。
第十一条 分类、编号
1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号,同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式:全宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类,按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编一个案卷号,然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条 保管期限:应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素,划定保管期限。
第十三条 文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求:
(1)准确揭示档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全;
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明:
(3)文字简洁、语言通顺;
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条 编制格式
1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2. 录音带、录像带、摄像带的编制格式:在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条 案卷要求
1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷,集中编放。
2.卷内目录:
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表,用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条 编目
声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。
(四)声像档案的保管
第十七条 声像档案入库前要进行检查,对已被污损的,要进行必要的技术处理。
第十八条 保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间,相对湿度应保持35%-45%;
照片库温应保持14-24℃,相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃,相对湿度应保持40%-60%。
第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放,磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场,磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条 对库存的照片档案,要两年检查一次。
第二十一条 归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定,征得归档单位同意,报经主管领导审批,登记造册。
第二十二条 建立健全声像档案统计制度,做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案的开发利用
第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具,为利用提供方便条件。
第二十四条 建立声像档案借阅,利用制度,严格审批手续,根据声像档案的机密程度,确定利用范围。
第二十五条 具有专利的声像档案,外单位利用时,应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的,所得专利收益,原则上应拨给原移交单位,档案馆收取保管费。
第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要,经主管领导批准后,方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案,由档案室负责办理,并按有关规定收费,实行有偿服务。如在借用中造成损坏,则由借用单位负责赔偿。
第二十七条 在不影响保密的前提下,各单位可利用声像档案举办报告会、展览会,编辑综合性或专题性画册、资料片等,积极开发利用现在的声像档案。
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档案管理制度
一、经办人员要热爱本职工作,认真贯彻执行《档案法》以及上级机关和驾训所有关档案工作的规定和要求及各项规章制度,不断提高管理水平和工作效率。
二、对交通运管处、局和交警驾训所的有关文件要形成积累、整理和归档习惯,以保证档案室的系统完整和准确的保管工作。
三、做好学员的培训教学日记,驾驶培训记录、培训合同等文件做到准确完整,达到一人一档制。
四、计算机库内学员档案和各项学员表格要一体化,保管整洁、清楚,文档损坏要及时修复,以保证每个学员的考试正常进行。